Software como servicio para la industria de organización de eventos

La Industria M.I.C.E en Colombia frente a la transformación digital.

A medida que crece la complejidad de los eventos; la necesidad de una interacción más fluida, antes, durante y después con los diferentes segmentos de invitados; los desafíos logísticos y el control de cada uno de los detalles para un desarrollo eficaz y exitoso, han inspirado a EVENTTIA a desarrollar un software como servicio para la organización de eventos desde su planeación, la ejecución y el reporte de resultados.
Desde el año 2016, Zona M.I.C.E, escenario creado por el Bureau de Convenciones de Bogotá ha contado con el soporte de Eventtia, facilitando atender más de 26.000 reuniones entre vendedores y compradores de la industria, registro de más de 4.500 asistentes simplificando la forma de comunicación y control durante las distintas etapas de los procesos, aprovechando así la oportunidad de incrementar las expectativas cuantitativas y cualitativas año tras año.

¿Cómo hemos incrementado las Expectativas de Negocio?

El objetivo principal de la Industria MICE es fomentar el encuentro eficaz entre actores importantes de la industria. Estos encuentros de Networking se realizaban a partir de la espontaneidad de los asistentes y la capacidad de conocer rápidamente a las personas e intercambiar tarjetas personales, en un escenario característico por la naturalidad y el relacionamiento asíncrono.
Al tomar la decisión de usar EVENTTIA para B2B matchmaking y Ruedas de Negocios e incentivar el relacionamiento comercial entre los asistentes, fue posible una organizaran de agendas entre proveedores y clientes quienes con antelación perfilan las empresas y sus representantes para tener encuentros productivos, logrando que de forma ágil, un solo asistente pueda tener alrededor de 24 reuniones por día, mejorando la calidad de las interacciones y el encuentro entre asistentes.

Información permanente para tomar decisiones:

Lo que no se mide, no se administra.
Tener todos los indicadores para la adecuada gestión de eventos ha permitido a los equipos organizadores de eventos tomar mejores decisiones a tiempo. Situación que beneficia tanto a los equipos como a los asistentes y a toda la industria.
Generación de reportes del evento. Con Eventtia, conocemos siempre
– La cantidad de personas que se registran en el evento
– El perfil de las personas registradas
– La cantidad de personas que visitan nuestro sitio
– La cantidad de personas que estarán en cada uno de los espacios en el lugar del evento
– Las transacciones de los visitantes
Para la organización del evento:
– Los conferencistas confirmados
– La disponibilidad horaria por conferencista
– El espacio que necesitamos para una adecuada logística
– Una base de datos de asistentes fidelizados a partir de versiones anteriores de Zona M.I.C.E
Esta información consolidada desde nuestra primera versión utilizando Eventtia, ha permitido un incremento significativo y el cumplimiento de objetivos cualitativos y cuantitativos que ha contribuido a la industria, y al desarrollo y planeación de eventos en cada una de sus versiones.

Gestionar Eventos, más allá del registro de asistentes

La oportunidad de resolver tus problemas de planeación por completo.
Con esto en mente, hemos preparado una lista con algunas de las diferencias entre una plataforma de registro y un software de eventos.
Esta lista no solo te dará una explicación a profundidad de cada diferencia, también te ayudará a ver cómo puedes resolver fácilmente algunos de los problemas logísticos más desafiantes y que más consumen tiempo.
Las diferencias entre plataformas de registro y el software de eventos

Diferencia #1: registro en línea versus manejo integral del asistente

El registro en línea a los eventos está en el núcleo de la logística del evento.
Los asistentes de los eventos agradecerán la facilidad en el pago de su entrada y los organizadores de eventos tendrán el control de pagos en tiempo real, teniendo la información como insumo fundamental para tomar decisiones financieras.
Una plataforma de registro te puede ayudar a evitar todos estos problemas, pero no llevará el proceso de registro más allá.
Un software de eventos te puede ayudar a configurar múltiples tipos de asistentes, incluidos los del equipo del evento como el personal, los expositores comerciales, compradores, proveedores, conferencistas y estudiantes. Filtros que te permitirán medir la calidad de tus asistentes.

Diferencia #2: Soluciones específicas versus múltiples herramientas

Además de la funcionalidad de registro de asistentes y una efectiva recaudación de pagos, también es necesario un sitio web atractivo y una estrategia de envíos de correo electrónico que te permitan tener comunicación fluida con los asistentes. Tener todos los servicios en una sola plataforma no solo ahorra tiempo en el diseño del evento, sino que además tienes un mayor control de cada uno de los procesos que te permitirán tomar mejores decisiones.
Echemos un vistazo rápido. Usualmente, una plataforma de registro cubre las siguientes soluciones:
• Tipos ilimitados de tiquetes
• Analíticas de ventas
• Recolección de pagos
• Plataformas de registro personalizables
• Pagos antes del evento
• Marketing de redes sociales integrado
Buen software de manejo de eventos, por otro lado, te puede dar todas esas herramientas y más:
Facilitar el registro en línea (configurar múltiples tipos de asistentes, construir formularios de registro, manejar eventos privados, filtrar posibles invitados, ofrecer cupones de descuentos y tiquetes de pronto pago, manejar tus asistentes, etc.)
• Recaudar pagos y generar facturas (administra la lista de facturas, facilita el proceso de pago)
• Construir el website de un evento (crea sitios únicos, comunica tu identidad, ten un sitio plenamente integrado, monitorea estadísticas detalladas, haz actualizaciones en tiempo real, personaliza los URLs)
• Acceso a herramientas de comunicación (importar y tratar con listas de mailing, concebir emails sofisticados, envía emails con objetivos, revisa tus analíticas)
• Generación e impresion de badges (automatización del proceso, confeccionado a tus necesidades, look profesional, etc)
• Check-in en el evento y seguimiento del asistente (estadísticas en tiempo real, puntos de check-in, modo, puertas del evento, etc.)
• Programa y actividades de management (registro multisesión, integra tu evento con información en tiempo real, organiza el contenido de tu asistente)
• Matchmaking B2B (interactúa con tus eventos antes del evento, crea diferentes perfiles de networking, genera oportunidades de negocios, notifica a tus asistentes, etc.)
• App móvil del evento (notificaciones push, personalización de perfiles, evento & programa social, oradores, planos del piso, encuestas en vivo, preguntas y respuestas etc.)

Diferencia #3: No solo contratas una plataforma. Contratas un equipo experimentado

Todas las soluciones disponibles en el Software de Organización de Eventos han sido elaboradas por un equipo disponible de soporte para aprovechar todas las funcionalidades que impulsarán tu evento.
Dado que estarás operando con un equipo altamente profesional que entiende la entera complejidad de planear y ejecutar eventos, tendrás una oportunidad de preguntar -y recibir- herramientas plenamente personalizadas.
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Diferencia #4. Analíticas de ventas versus analíticas detalladas de ventas

Normalmente, las plataformas de registro o el software de registro te facilitará información relevante sobre la venta de entradas. No obstante, tendrás cero información sobre las reacciones y percepciones de tus asistentes durante el evento, la eficiencia de tus campañas de mailing, o la dinámica de networking.
Empieza hoy a organizar tu evento utilizando una prueba gratuita de Eventtia