¿Cómo hacer la transición hacia el nuevo esquema de facturación electrónica?

 

Empezó la cuenta regresiva para que las empresas colombianas adopten el modelo de facturación electrónica que ya viene funcionando en México y Chile desde hace 10 y 16 años respectivamente y que les ha funcionado como una herramienta de control fiscal para reducir los niveles de evasión de impuestos.

Actualmente ya existen empresas que venían facturando con el régimen antiguo que no exigía ninguna condición en especial más allá de la habilitación que debía efectuar la DIAN para poder llevarlo a cabo. Sin embargo con la expedición del Decreto 2242 de 2015 y del decreto reglamentario 1625 de 2016 se reglamentó el nuevo esquema de facturación. Los primeros en tener que acogerse a este modelo son los grandes contribuyentes que tuvieron plazo para llevar a cabo la solicitud ante la DIAN hasta el pasado 1 de junio. Los demás obligados a facturar tienen plazo hasta el 1 de enero de 2019 para empezar con el proceso de facturación electrónica.

La migración a la factura electrónica supone una serie de mejoras significativas en tus procesos administrativos, tales como:

  • Eliminación del riesgo de que tus facturas o las de tus clientes se puedan traspapelar.
  • Eliminar la cantidad de papel que usas para la elaboración de tus facturas.
  • Consulta en línea de las facturas que han sido emitidas y recibidas por tu empresa.
  • Ahorro en los costos de impresión, despacho y almacenamiento.
  • Mayor agilidad y eficiencia en el proceso de emisión y radicación de las facturas de la empresa, así como su posterior procesamiento por parte del área contable.

 

¿CÓMO FUNCIONA ESTE NUEVO ESQUEMA DE FACTURACIÓN?

En la empresa se deben estar preguntando, qué cambios vienen con la facturación electrónica, por esta razón les mostramos una representación de cómo funcionará este nuevo modelo:

 
 
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Las personas jurídicas o naturales obligadas a facturar tendrán dos opciones para realizar el proceso de expedición y entrega de la factura. La primera opción implica realizarlo directamente para lo cual requerirán una autorización por parte de la DIAN y la segunda hacerlo mediante uno de los 55 proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN hasta la fecha. Adicionalmente, esta factura deberá cumplir con una serie de condiciones para su expedición que se encuentran establecidas en el artículo 4 del Decreto 2242 de 2015.

Para el proceso de entrega, la empresa emisora deberá enviar al adquiriente una representación gráfica de la factura electrónica en formato digital PDF y XML al correo electrónico indicado por el adquiriente o ponerla a disposición del mismo en el sitio electrónico del obligado a facturar esto con el fin de que el cliente pueda acusar o rechazar la misma. Este nuevo esquema también significa la eliminación de la anulación de facturas como se venía realizando puesto que se deberán expedir notas débito y crédito en el formato XML y PDF al adquiriente y a la DIAN por los mismos medios por los que fue enviada la factura.

Una vez enviada la factura directamente o mediante el proveedor tecnológico, el adquiriente debe acusar o rechazar del documento electrónico para lo cual deberá notificarlo mediante los medios dispuestos por el emisor de la factura. El adquiriente podrá rechazar las facturas que no cumplan con los requisitos mínimos de una factura contemplados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

Ahora se estarán preguntando y ¿Cómo realizo el almacenamiento de la factura de la factura electrónica? La DIAN estableció en el artículo 6 del decreto en mención, los documentos que deberán conservar todas las empresas obligadas a facturar y adquirientes en formato XML por lo menos por un periodo de 5 años. Los mismos podrán ser almacenados de acuerdo a como lo determine la empresa, pero deberán estar disponible para posterior consulta tal y como lo establece el artículo 12 y 13 de la Ley 527 de 1999.

De igual modo, las empresas tendrán la obligación de enviar todas las facturas electrónicas expedidas a la DIAN independientemente de la metodología usada para la entrega, de acuerdo a lo que establezca la autoridad fiscal, posteriormente.

 

¿QUÉ SE DEBE HACER PARA ACOGERSE CUANTO ANTES A LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?

¿Y tú empresa ya está lista para la implementación de la factura electrónica? Aquí encontrarás los pasos que debes seguir para realizar el proceso de implementación sin tantas complicaciones.

Para empezar a expedir facturas electrónicas, la empresa debe surtir un proceso de habilitación por parte de la DIAN que está establecido en el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015:

 

1. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR TECNOLÓGICO AUTORIZADO:

Este proveedor se encargará de enviar la información a la DIAN y al adquiriente en las condiciones establecidas en el decreto 2242. Debes tener en cuenta que aunque ya existen 55 proveedores autorizados por la DIAN para efectuar prestar dicho servicio, no todos cuentan con la ISO 27001 que da mayor confiabilidad del servicio que están prestando estos proveedores.

Si tu proveedor no cuenta con dicha certificación y no la obtienen en un plazo de 12 meses después de recibir la autorización de la DIAN. La autoridad fiscal podrá cancelar dicha autorización al proveedor, implicando nuevos costos a tu empresa, pues tendrás que realizar un nuevo proceso de selección de proveedor e implementación de la herramienta tecnológica.

Cuando selecciones el proveedor ten en cuenta las condición actual de tu empresa, ¿Cuentas con un ERP?, ¿Cuentas con un software contable? , ¿Realizas el proceso de facturación manualmente?, dependiendo de esto el proceso de implementación tomará más o menos tiempo. La mayoría de los proveedores autorizados ofrecen una solución en línea que no requiere mayor tiempo de implementación. Pero si la empresa decide integrarlo al ERP o Software Contable requerirá por lo menos de 8 semanas para llevar a cabo el desarrollo e implementación del software de facturación con el proveedor seleccionado.

Actualmente, los proveedores tecnológicos autorizados ofrecen precios unitarios de facturación que oscilan entre los $200 y $600 pesos por cada factura emitida.

Para las MIPYMES, la DIAN realizó un aplicativo gratuito para la expedición y envío de facturas electrónicas, existen una serie de condiciones para poder acceder a este servicio.

 

2. EFECTUAR LA SOLICITUD DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LA PÁGINA DE LA DIAN:

Después de seleccionar el proveedor tecnológico, la empresa debe efectuar el proceso de habilitación ante la DIAN a través de Usuarios Registrados y registrar allí, la solución tecnológica seleccionada. La DIAN ha dispuesto de una guía para efectuar dicha operación y la cual encontrará aquí. La autoridad fiscal puede tomarse hasta 30 días hábiles en habilitar una empresa como facturador electrónico, por esta razón la solicitud debe realizarse con tiempo.

 

3. HABILITACIÓN DIAN

Una vez habilitado el obligado a facturar por parte de la DIAN, la empresa debe informar al proveedor seleccionado para empezar con la implementación y realizar las pruebas necesarias dentro del tiempo acordado con el proveedor.

 

4. CAMBIOS ADMINISTRATIVOS

El nuevo esquema como mencionábamos anteriormente, implicará cambios en los procesos administrativos y contables de la empresa, por esta razón debes empezar a realizarlos cuanto antes para que no sean traumáticos para la empresa. Adicionalmente se debe empezar a recolectar los correos electrónicos de los adquirientes con el fin de evitar contratiempos en el envío de las facturas electrónicas.

La recomendación más importante es que no le hagamos honor a la expresión  “dejar todo para último momento”, pues la cuenta regresiva ya empezó y el plazo es hasta el 1 de enero de 2019 para todas los obligados a facturar que no son grandes contribuyentes.

 

ESCRITO POR: FELIPE JAIME

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