5 cosas que debes tener en cuenta para tener una visita de inspección exitosa.

Un evento exitoso empieza con una exitosa visita de inspección. Es muy importante para la toma de decisiones tener la oportunidad de presentar personalmente nuestro destino al dueño de un evento, esto no solo evidencia conocimiento y apropiación de todas las variables a la hora de escoger un destino para un evento.

Esta es una oportunidad para fortalecer el relacionamiento con el cliente y crear vínculos de confianza que son determinantes a la hora de hacer negocios.

¿Quién participa en una visita de inspección?

Los participantes a una visita de inspección pueden tener dos perfiles:

a. Presidentes o altos directivos de la organización dueña del evento.

Su prioridad va a estar en la fortaleza del destino en relación con la temática del evento, el soporte institucional para la realización del evento y en la experiencia que el participante podrá tener tanto en las locaciones, como en el destino.

Parte de estas experiencias pueden es­tar relacionadas con accesos a personas en condición de discapacidad, restriccio­nes alimentarias, preferencias religiosas y por supuesto la experiencia de ciudad y país reflejado en aspectos culturales locales.

b. Organizador Profesional de evento

Su interés está enfocado en las

capacidades técnicas de las locaciones y de la ciudad. Capacidades de carga de las instalaciones, seguridad, montajes especiales etc.

1. OJO AL RFP

Actualmente una de las principales tendencias es que los dueños de los eventos envíen pre­viamente un RFP (Request for Proposal) donde no solo se piden presupuestos, fechas, servicios y posibilidades de venues, sino que también se establezcan los objetivos estratégicos del evento.

 

Ten en cuenta:

  • No basta con enviar información general del destino y de los servicios que se puedan ofrecer. Es necesario tomarse el tiempo para entender las necesidades del cliente y así intentar cumplir con los objetivos estratégicos que se buscan alcanzar a través de los eventos.
  • Un evento efectivo se da cuando estos objetivos trazados se logran, objetivos que van más allá de tener un recinto de eventos adecuado, buenos speakers, buen servicio de alojamiento, entre otros. No olvides acusar recibido el RFP.
  • El silencio es tu peor enemigo.

 

2. PLAN B, PLAN C Y PLAN D

Para tener una visita de inspección exitosa, es muy importante estructurar una agenda de visita dinámica. Es decir, buscar crear un esquema donde se pueda combinar reuniones en espacios cerrados, para después mostrar atractivos del destino y que puedan vivenciar experiencias inolvidables.

Recuerda que una visita de inspección no es nada diferente a una oportunidad de generar conocimiento a través de la experiencia. Es la oportunidad perfecta para que se compruebe todo el potencial que tiene tu ciudad.

No sobra mencionar la importancia que tiene establecer tiempos (y respetarlos) organizar y cumplir con la agenda de visita trazada.

Ten en cuenta:

  • Es muy importante tener plan b, plan c y plan d, para cada una de las actividades trazadas en la agenda. Esto demuestra preparación y capacidad de reacción ante un eventual contratiempo, lo cual evidencia capacidad y experiencia para el visitante.

 

3. HAY QUE SABÉRSELAS TODAS

El uso de nuevas tecnologías se ha tomado todas las industrias, y los eventos no pueden ser una excepción. Pero no nos referimos a la posibilidad de crear aplicaciones para un evento puntual -que también es una herramienta muy útil- en este caso les contamos sobre el uso de herramientas que utilizan los dueños de los eventos a la hora de hacer una visita de inspección.

 

MAGICPLAN: se ha convertido en una aplicación fundamental para medir de forma instantánea a través de la cámara de un celular o tablet los espacios para realizar eventos, venues, actividades, entre otros. Para ver cómo funciona haz clic acá

 

Ten en cuenta:

  • Si bien implementar el uso de herramientas tecnológicas es cada vez más necesario, en este caso concreto se quiere evidenciar la necesidad de conocer a cabalidad todos los datos que consideres necesarios a la hora de la visita de inspección. Esto no solo evidencia conocimiento, sino que también genera confianza entre las partes.

 

4. EL BURÓ, UN AMIGO INCONDICIONAL

El rol de los Burós de convenciones cada vez es más importante a la hora de la selección de una ciudad como sede de un evento y como aliado principal para la buena realización de este.

Al ser los Burós las principales entidades para promocionar los destinos en la industria de eventos y reuniones, estos se han convertido en el primer contacto al que los dueños de los eventos acceden para obtener información general del destino, información sobre la oferta del mismo, y a los que se les confía la creación de una agenda para una visita de inspección exitosa.

Una vez se lleva acabo la visita, los Burós se con­vierten en el principal puente de comunicación entre el dueño del evento y la oferta local.

 

Ten en cuenta:

  • Acércate al Buró de Convenciones de tu ciudad, este es tu principal aliado para:
  • Traer un evento a la ciudad.
  • Darte herramientas para promocionar tu destino.
  • Realizar visitas de inspección exitosas.
  • Tener conocimiento de las principales tendencias internacionales para realizar eventos.
  • Tener conocimiento sobre lo que se busca en el mercado internacional de la oferta de un destino.

 

5. PONGÁMONOS EN SUS ZAPATOS

Sumado a la visión de tu empresa al prestar el servicio para un evento, es necesario analizar la visita de inspección desde dos visiones más.

 

La del dueño del evento, y la de los asistentes al evento (como se verán estos beneficiados por la oferta de tu empresa). Esto te permitirá analizar todas las necesidades que puedan surgir, no solo en una visita de inspección, sino también en las diferentes etapas de realización de un evento, generando así un valor agregado que sea un factor diferenciador a la hora de cerrar el negocio.

 

Ten en cuenta:

  • Es recomendable realizar una lista de posi­bles preguntas, no solo que quieras hacerle al dueño del evento durante la visita de inspección, sino preguntas que crees que te pueden hacer a ti, y preguntas que tendría un asistente al evento.

 

A continuación, te ofrecemos una lista de preguntas frecuentes desde la perspectiva del dueño del evento, del asistente y desde tu perspectiva, que pueden ser de tu utilidad. Cabe resaltar que las diferentes preguntas abarcan temáticas diferentes.

 

PREGUNTAS FRECUENTES EN UNA VISITA DE INSPECCIÓN:

¿Qué tipo de permisos se necesitan para realizar el evento?

¿Cuál es la capacidad oficial del venue/hotel?

¿Cuántas salidas de emergencia tiene el lugar? ¿Dónde están ubicadas?

¿Cuántos parqueaderos (públicos y privados) están disponibles para el evento?

¿Qué tipo de tecnología utilizan) (aplica para prestadores de servicios y para recintos para eventos y hoteles)

¿El venue cuenta con cocina propia?

¿Existe WiFi con la capacidad de los asisten­tes del evento? ¿Cuál es su costo?

¿Qué opciones de branding existen al interior del venue del evento? ¿Cuáles en el exterior?

¿Qué tipo de acceso hay al transporte público de la ciudad?

¿Existen opciones de transporte privado disponibles para el evento? ¿Cuáles? ¿Cuánto cuestan?

¿Se cuenta con espacios designados para personas con alguna discapacidad?

¿Se cuentan con facilidades para el acceso de ambulancia y vehículos de emergencia?

¿Es posible usar puntos de información al interior del evento?

¿Qué tipo de atractivos turísticos ofrece la ciudad?

¿Cuentan con guías de la ciudad para los asistentes?

¿Qué tipo de restaurantes se recomiendan en la ciudad?

¿Cuántas habitaciones y que tipo de acomoda­ciones?

¿Cuáles actividades se recomiendan para extranjeros?

¿Cuáles recomendaciones se le deben hacer con respecto a la seguridad a cada asistente?

 

Ten en cuenta:

  • Tu experiencia cuenta: no olvides mostrar tu experiencia de eventos en los que has trabajado… fotos, videos y testimoniales de tus clientes pueden ayudar a inclinar la balanza a tu favor.
  • Detalles que enamoran: Los participantes a las visitas de inspección son extremadamente detallistas en cada momento de la agenda. Sorpréndelos utilizando sus logos o colores institucionales en actividades únicas diseñadas para ellos.

 

Bibliografía:
  • Top 10 steps for conducting the Perfect Site Inspection. Recurso electrónico: http://www.successfulmeetings.com/Strategy/SM-Top-10/Top-10-Steps-for-Conducting-the-Perfect-Site-Inspection/
  • Site Inspection Checklist: 11 Things Event Planners Should Never Forget to Ask. Recurso electrónico: https://www.bizbash.com/site_inspection_checklist_11_things_event_plan­ners_should_never_forget_to_ask/new-york/story/25302/#.WzuDYdJKjIV
  • 7 Tips to Market Your Business Effectively at Trade Shows. Recurso electrónico:
  • The 12 Commandments Of Incredibly Successful Tradeshows. Recurso electrónico:
  • https://www.forbes.com/sites/kenkrogue/2013/04/05/the-12-command­ments-of-incredibly-successful-tradeshows/
Escrito por: Juan Camilo Monguí

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