4 Consejos para diseñar y promocionar adecuadamente tu evento

 

Los eventos nunca habían tenido tanta importancia como ahora. Con el auge de las redes sociales y la web 3.0 el nivel de participación de las personas en el mundo digital ha aumentado considerablemente durante la última década. Es importante reconocer el escenario de estas tendencias como la herramienta que debemos usar a nuestro favor, para llegar al público objetivo del evento que tengamos en mente realizar.

Lo primero que se debe considerar a la hora de idear la estrategia de comunicaciones o promoción de un evento, es que el concepto del mismo esté alineado con el look and feel de la marca. Ese conjunto de atributos sensoriales y emocionales que hacen que una persona se identifique en mayor profundidad con el producto o servicio que se quiere vender.

A continuación mencionamos unos consejos a tomar en cuenta en el momento de pensar una estrategia de comunicación y promoción de un evento.

 

DALE PERSONALIDAD A TU EVENTO.

Una de las estrategias claves para empezar a promocionar un evento es definirle un concepto o personalidad según la naturaleza del encuentro. Esto ayudará a establecer unos adjetivos que pueden transmitirse a través de los colores y un lenguaje propicio según el público objetivo. De manera que esta conceptualización además de definir lo anterior, servirá de guía a la hora de establecer los canales y medios precisos para comunicarse asertivamente con la audiencia.

Por Ej. Si el público es millennial, lo ideal será usar colores vibrantes, y una buena elección de imágenes o fotografías ya que es una generación muy visual, un lenguaje fresco que no se sienta acartonado y que la comunicación sea exclusivamente digital ya que a esta generación no le gusta hablar mucho por teléfono. En este caso específico, las redes sociales más apropiadas para pautar mensajes importantes del evento, son:

Instagram: Utilízala para empezar una campaña de expectativa 100% visual, usa una imagen que transmita la personalidad del evento y un texto corto y sencillo. Puedes pautar esta campaña para que las personas accedan de una vez al landing page del evento.

Facebook: Utiliza esta red para crear el evento y medir el interés que despierta en las personas, genera una parrilla de contenidos para liberar cada semana con datos importantes, preguntas frecuentes e información con respecto al valor del evento. Es de estas publicaciones que surgirán las preguntas adicionales que pueda tener el público y es trabajo del community manager responderlas de manera rápida y eficaz.

Twitter: Esta red es relevante para el “Aquí y el ahora”. Aprovéchala el día del evento para hacer un cubrimiento total de lo más relevante, lo que viene y las conclusiones importantes que se vayan generando a través del mismo. Crea un hashtag (#) para medir el nivel de participación (engagement) del público y el impacto del evento.

 
 
Image
 
 

CREA UNA IMAGEN VISUAL DEL EVENTO QUE SEA ATRACTIVA Y LLAME LA ATENCIÓN.

Para nadie es un misterio que todo entra por los ojos, más aún en la era digital. Hoy en día el bombardeo de información visual es mucho más extenso y masivo, por esta razón es importante elegir una paleta de color armoniosa. Para tener éxito en esta tarea se pueden escoger colores de una misma gama o colores complementarios (los que se encuentran opuestos en el círculo cromático) para generar más contraste. Es Recomendable que si te vas por los de la misma gama escojas tres y dejes uno de contraste para comunicar aquellas cosas importantes que necesites resaltar del evento.

Si quieres conocer más acerca de cómo escoger colores adecuadamente haz clic aquí.

Con respecto al uso de tipografías, lo ideal es usar tres o menos. Una para los títulos, otra para los textos y una tercera, al igual que en los colores, para que sirva de contraste. Si para los productos de comunicación se está contemplando una cantidad considerable de texto, lo mejor es usar una tipografía con serifa para facilitar la lectura. Para los títulos una sin serifa funciona perfecto, recuerda usar los formatos de negrilla y subrayada para enfatizar en lo importante o incluso darle un estilo específico a la imagen.

Si quieres conocer más acerca de estilos tipográficos haz clic aquí.

Por último, a la hora de verificar la lecturabilidad de tus productos de comunicación digital, asegúrate que haya un contraste considerable entre el color del fondo y el del texto.

 

DISEÑA APROPIADAMENTE LA PÁGINA WEB DEL EVENTO O LANDING PAGE.

Para diseñar una landing page agradable y que invite a la lectura, es indispensable tener en cuenta lo mencionado en el punto anterior, ya que esto influye en gran medida si la persona se detiene a leer la información o no. Lo más importante a la hora de generar un landing para un evento es obtener un “llamado a la acción” o call to action, es decir lo que al organizador del evento le interese obtener de los asistentes.

La mayoría de veces se usa para recolectar datos y confirmar la cantidad de asistentes para tener control sobre el evento. Bajo este orden de ideas, el llamado a la acción es un botón de “Inscríbete ya” que llevará al formulario de recolección de información básica que incluye datos de contacto, profesión, empresa, etc. que no solo servirá para controlar asistencia, sino para medir la satisfacción una vez terminado el evento. La base de datos generada a través de este evento servirá para promocionar futuros por medio del e-mail marketing.

Es importante recalcar que una landing page no debería tener más de tres call to action. El más importante de todos (en este caso el de inscripción), debe ser lo primero que debe ver una persona al abrir la página, estar ubicado de una forma central y el botón debe ser del color complementario al resto de la página para que sea el punto focal del visitante. Un segundo call to action puede ser el que lleve a la página web de la empresa que organiza el evento, y un tercero, los botones para compartir el evento en cada red social.

Recuerda incluir en tu landing la información básica del evento como: fecha, hora y lugar, y la respuesta a todas las preguntas que una persona interesada en asistir pueda tener como: estacionamientos cercanos, restaurantes en caso de que el evento no cuente con alimentación, obtención de certificados académicos, entre otros. Divide las respuestas en secciones o bloques de color para que sean distinguibles y fáciles de encontrar. Lo recomendable es que la persona que visite la página entienda que todo lo que necesita saber está ahí mismo, sin necesidad de que se abran más pestañas o ventanas en su navegador. No olvides dejar datos de contacto en caso de que los asistentes tengan más preguntas o una solicitud en especial.

 

INVOLUCRA A TU ORADOR PRINCIPAL.

Es evidente que una de las razones que más influye a la hora de influenciar la asistencia de una persona o no a un evento, es sin duda, el o los conferencistas principales. Solicita su ayuda grabando un video donde sean ellos mismos (por separado) quienes inviten a las personas a su charla. Esto no solo los acercará a su audiencia, sino que el público objetivo se animará al percibir que el orador en cuestión es una persona accesible, cercana y agradable de escuchar.

Esperamos que estos consejos les sean útiles a la hora de promocionar sus eventos. Si te interesa captar eventos internacionales y traerlos a la ciudad, cuenta con la asesoría del Buró de Convenciones de Bogotá, escríbenos a: cfandino@bogotacb.com. Recuerda que si tienes un evento de carácter internacional, nosotros te podemos ayudar a amplificar la promoción de tu evento a través de nuestros canales de comunicación.

 

ESCRITO POR: ANA MARÍA SOTO.

FOTO ENCABEZADO: <A HREF=’HTTPS://WWW.FREEPIK.ES/FOTO-GRATIS/PRIMER-PLANO-DEL-HOMBRE-QUE-GRITA-EN-EL-MEGAFONO_1027894.HTM’>FOTO DE FONDO CREADO POR ASIER_RELAMPAGOESTUDIO</A>